ARSIP
A. Pengertian Arsip
Menurut Kamus Umum Bahasa
Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian
ini, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip jika
memenuhi persyaratan berikut ini:
1.
Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan
bagi organisasi/lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang;
2.
Surat yang menyimpan kepentingan tersebut
disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan
kembali.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat
yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Berdasar pengertian ini,
warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu:
1.
Warkat memiliki kegunaan
2.
Warkat disimpan secara teratur dan berencana,
dan
3.
Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika
diperlukan kembali.
Dari dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa untuk dapat
disebut sebagai arsip, maka surat atau warkat harus memenuhi persyaratan:
memiliki nilai guna bagi organisasi/lembaga sehingga surat/warkat tersebut
dikelola dengan teratur dan berencana menurut suatu sistem tertentu agar
memudahkan penemuan kembali surat/warkat yang disimpan itu jika sewaktu-waktu
dibutuhkan kembali nilai informasi yang ada di dalamnya oleh
organisasi/lembaga.
B. Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas
berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
1.
Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi
dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
-
Arsip dinamis, yakni arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran.
-
Arsip statis, yaitu arsip yang tidak
dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau
penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
2.
Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari
segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
-
Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang
menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
Ø
Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip
yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi
lembaga/instansi pencipta arsip.
Ø
Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan
bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara
dan pemerintah.
Ø
Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan
segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
Ø
Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
-
Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan
atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban
nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:
Ø
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang
mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya,
dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari
kegiatan itu.
Ø
Nilai guna informasi, yaitu arsip yang
mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah,
tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
3.
Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
-
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam
pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
-
Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh
diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya
Menurut
tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
-
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada
suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan
pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
-
Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus
ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional
Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
-
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap
bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip
mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit
yang bersangkutan.
4.
Berdasarkan Keasliannya
Menurut
keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan,
dan arsip petikan.
5.
Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan
subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip
keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip
Penjualan, dan sebagainya.
6.
Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk
atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip
korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang
berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan
organisasi.
7.
Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Arsip penting,
yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi,
sejarah, dan sebagainya. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen,
disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa,
dsb.
C. Fungsi Arsip
Dilihat dari fungsinya dalam
penyelenggaraan administrasi pemerintahan sehari-hari, fungsi arsip dibagi atas
“arsip dinamis” dan “arsip statis” (pasal 2 UU No 7 tahun 1971).
-
Arsip Dinamis, yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara.
-
Arsip Statis, yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari dministrasi negara.
D. Tujuan Arsip
-
Arsip menyediakan informasi. Informasi yang
terdapat didalam arsip merupakan sejumlah data terolah dan terpilih yang
disusun dengan teratur sehingga memudahkan manajer apabila membutuhkan
informasi manajer tidak perlu tersandung kemampuan untuk mengingat-ingat
sesuatu disamping itu manager yang ingin mengetahui kedudukan perusahaan dapat
menggunakan arsipnya sehingga ia dapat membuat keputusan yang tepat.
-
Arsip memudahkan pengawasan. Arsip yang
tersimpan rapih merupakan sumber yang sangat berguna untuk mengadakan
perbandingan antara hasil yang diperoleh dengan hasil yang diinginkan manager
dapat menggunakan standar pelaksanaan untuk mengukur hasil nyata dengan
tindakan itu, ia dapat menentukan tingkat efisiensi dan efektifitas manajemen
yang sedang dipimpinnya. Informasi yang diberikan arsip pada manager ditopang
oleh alasan kuat untuk mengadakan tindakan koreksi terhadap segala pemborosan
dan penyimpangan
-
Arsip merupakan alat untuk membuat
kebijaksanaan. Kendatipun kegunaan arsip dalam membentuk keputusan itu tidak
langsung, arsip dianggap sebagai bahan yang sangat berguna untuk penafsiran
analisa dan penentuan pilihan kebijaksanaan yang akan dilaksanakan.
Kebijaksanaan seharusnya disusun berdasarkan data sehingga dapat melihat
kecenderungan sebuah kebijaksanaan di masa yang akan datang.
-
Arsip memudahkan pembakuan kerja. Arsip yang
distandarisasi memberikan kemudahan yang berarti bagi pemakai arsip itu, karena
arsip-arsip diseragamkan baik bentuknya maupun sistemnya, pemakai arsip itu
mendapatkan kemudahan yang besar dalam penelusuran informasi.
-
Arsip memenuhi undang - undang. Banyak hal yang
dimaksudkan kedalam arus sistem arsip dapat menjadi bahan pembuktian dari sudut
hukum bukti-bukti itu bukan saja menyuruh manajer untuk menunaikan kewajibannya
tetapi juga merupakan perlindungan bagi perusahaan. Bukti-bukti yang tersimpan
dalam arsip memudahkan manajer dalam pengaturan waktu.
E. Contoh Arsip
1. Jenis arsip
berdasarkan bentuk fisiknya
2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya
Financial record
Financial
record
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya
No comments:
Post a Comment